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Häufig gestellte Fragen (FAQ) · Verkäufer von Eigentumswohnungen mit Wohnsitz außerhalb des Bundesstaates

1099-S-Meldung und steuerliche Abstimmung mit dem Heimatstaat für Verkäufer von Eigentumswohnungen in Miami (
), die außerhalb des Bundesstaates ansässig sind

Wenn Sie in New York, Kalifornien, New Jersey, Massachusetts, Illinois oder an einem anderen Ort außerhalb Floridas wohnen und eine Eigentumswohnung in Miami verkaufen, bestimmen zwei Dokumente Ihre steuerliche Situation nach dem Vertragsabschluss: das Formular 1099-S, das die Grundbuchgesellschaft beim IRS einreicht, und Ihre Einkommensteuererklärung in Ihrem Heimatstaat im folgenden Frühjahr. Diese müssen übereinstimmen. Ist dies nicht der Fall, erhalten Sie 12 bis 18 Monate später einen Nachforderungsbescheid, wobei die Zinsen bereits laufen.

Dieser Artikel befasst sich damit, was ein in Miami ansässiger Verkäufer, der nicht vor Ort ist, tatsächlich über die 1099-S-Meldung und die Abstimmung mit seinem Heimatstaat wissen muss – was eingereicht wird, wer davon Kenntnis erhält, wann Ihr Heimatstaat davon erfährt und wie Sie den Vertragsabschluss so gestalten, dass Ihr Steuerberater im April mit korrekten Zahlen arbeiten kann. Die zugrunde liegenden Mechanismen von Kapitalerträgen, Anschaffungskosten und Abschreibungsrückforderung sind in den FAQ zu Kapitalerträgen für Verkäufer mit Wohnsitz außerhalb des Bundesstaates beschrieben. Lesen Sie diese bitte zuerst, falls Sie dies noch nicht getan haben; dieser Artikel geht von diesen Rahmenbedingungen aus und konzentriert sich auf die praktischen Aspekte der Meldepflichten.

Eine Regel gilt für alle folgenden Ausführungen: Das Formular 1099-S ist kein Steuerbescheid. Es ist die Bestätigung der IRS, dass der Verkauf stattgefunden hat. Ihr Steuerbescheid richtet sich nach Ihrer Anschaffungskostenbasis, Ihren Modernisierungsmaßnahmen, Ihrer Haltedauer und Ihrem Heimatstaat – Faktoren, die im Formular 1099-S nicht berücksichtigt werden.

Kurze Antwort (die 90-Sekunden-Version)

Die Titelgesellschaft reicht das Formular 1099-S beim IRS ein und meldet darin den Bruttoverkaufspreis Ihrer Eigentumswohnung in Miami – Sie erhalten eine Kopie bis zum 31. Januar, der IRS bis Ende Februar. Das Formular 1099-S gibt keinen Aufschluss darüber, welche Steuern Sie schulden; es bescheinigt lediglich, dass der Verkauf stattgefunden hat. In Florida gibt es keine staatliche Einkommensteuer und keine Quellensteuer für Nichtansässige, sodass auf Seiten Floridas keine Abzüge vorgenommen werden. Ihr Heimatstaat erfährt davon durch Informationsaustauschvereinbarungen mit dem IRS und durch Abgleiche mit öffentlichen Grundbuchauszügen, in der Regel innerhalb von 12 bis 18 Monaten, sofern Sie den Verkauf nicht selbst melden. Die Steuerbefreiung für den Hauptwohnsitz gemäß Section 121 (gemäß dem IRS Revenue Procedure 2007-12) kann die Einreichung des Formulars 1099-S vollständig überflüssig machen, doch die meisten in Miami ansässigen Eigentümer, die nicht vor Ort wohnen, erfüllen die Voraussetzungen nicht, da die Eigentumswohnung nicht ihr Hauptwohnsitz ist. Bei im Ausland lebenden US-Bürgern wird KEINE FIRPTA-Steuer einbehalten – FIRPTA gilt nur für Nicht-US-Personen. Bewahren Sie alle verkaufsbezogenen Unterlagen sieben Jahre lang auf.

  • Was die Titelgesellschaft einreicht: Formular 1099-S – Bruttoverkaufspreis, Datum des Vertragsabschlusses, Ihre Steueridentifikationsnummer (TIN). Dies erfolgt automatisch. Sie erhalten bis zum 31. Januar eine Kopie.
  • Was darin NICHT aufgeführt ist: Ihr Gewinn, Ihre Anschaffungskosten, Ihre Wertsteigerungen oder Ihre Steuerschuld. Diese Angaben finden Sie in Ihrem Formular 1040 und in Ihrer Steuererklärung für Ihren Heimatstaat.
  • In Florida: keine staatliche Einkommensteuer, keine Quellensteuer für Nichtansässige. Bei der Abwicklung in Florida wird nichts einbehalten.
  • In Ihrem Heimatstaat: Die Informationen werden über den Datenaustausch mit dem IRS sowie anhand von Grundbuchunterlagen ermittelt. Geben Sie den Verkauf noch im selben Jahr in Ihrer Steuererklärung für Ihren Heimatstaat an. Warten Sie nicht, bis Sie dazu aufgefordert werden.
  • Befreiung gemäß Section 121: Sie können die 1099-S-Meldung unterdrücken, wenn Sie die 2-von-5-Jahre-Wohnsitzprüfung erfüllen. Die meisten abwesenden Eigentümer erfüllen diese Voraussetzung nicht, da es sich bei der Eigentumswohnung um einen Zweitwohnsitz oder eine Mietimmobilie handelt und nicht um einen Hauptwohnsitz.
  • US-Bürger im Ausland: Unterzeichnen Sie dieselbe eidesstattliche Erklärung zur Nicht-Ausländereigenschaft wie ein US-Bürger in Texas. Das FIRPTA-Gesetz betrifft Sie nicht. Andere Steuererklärungen für im Ausland lebende US-Bürger (Formular 8938, FBAR) sind davon unabhängig und gelten weiterhin.
  • Aufbewahrungsfrist: sieben Jahre.Die ursprüngliche „Closing Disclosure“ zum Kauf, alle Belege für Kapitalverbesserungen, die „Closing Disclosure“ zum Verkauf, das Formular 1099-S sowie Bankunterlagen, die die Überweisung bestätigen.

Wenn Sie eine Sache aus diesem Artikel mitnehmen sollten: Der richtige Zeitpunkt, um die Abschlusszahlen mit Ihrem Wirtschaftsprüfer abzustimmen, ist die Woche vor dem Abschluss, nicht die Woche, in der das Formular 1099-S im Januar eintrifft. Die Abschlussaufstellung ist das Quelldokument; das Formular 1099-S ist lediglich eine nachgelagerte Kopie.

1. Wird die Grundbuchgesellschaft dem IRS mitteilen, dass ich meine Eigentumswohnung in Miami verkauft habe?

Ja. Der Abwicklungsbeauftragte (Titelversicherungsgesellschaft oder Abwicklungsanwalt) reicht bei der IRS für fast jede Wiederverkaufstransaktion von Wohnimmobilien das Formular 1099-S ein. In dieser Meldung werden drei Angaben gemacht: der Bruttoverkaufspreis der Immobilie, das Datum des Vertragsabschlusses und Ihre Steueridentifikationsnummer (Sozialversicherungsnummer für US-Bürger, ITIN für Personen ohne eine solche Nummer).

Sie erhalten Ihre Kopie des Formulars 1099-S bis zum 31. Januar des auf den Vertragsabschluss folgenden Jahres. Der IRS erhält seine Kopie bis Ende Februar oder März. Die Einreichung erfolgt automatisch – weder Sie noch der Käufer lösen sie aus; der Abwicklungsbeauftragte erledigt dies im Rahmen der üblichen Verwaltungsaufgaben nach dem Vertragsabschluss.

Zwei praktische Punkte, bei denen Eigentümer, die nicht vor Ort sind, häufig Fehler machen:

  • Das Formular 1099-S wird an die in den Abschlussunterlagen angegebene Adresse versandt. Sollten Sie zwischen der Unterzeichnung der Abschlusserklärung und Januar umgezogen sein, kann das Formular 1099-S an Ihrer alten Adresse eintreffen. Teilen Sie der Titelgesellschaft Ihre neue Adresse schriftlich bei Vertragsabschluss mit und erneut, falls Sie innerhalb der nächsten 12 Monate umziehen sollten.
  • Das Formular 1099-S kann eintreffen, bevor Ihr Steuerberater darauf vorbereitet ist. Der 31. Januar liegt noch bevor die meisten Verkäufer, die nicht vor Ort sind, überhaupt mit der Steuererklärung für das Vorjahr begonnen haben. Legen Sie das Formular 1099-S in einem Ordner ab, den Sie Ihrem Steuerberater im März übergeben können. Verlieren Sie es nicht im Papierstapel in der Küche.

Falls Sie am Notartermin bestätigt haben, dass Sie kein Formular 1099-S erhalten haben, ist die Grundbuchgesellschaft ebenfalls verpflichtet, Ihnen ein Exemplar zuzusenden – fordern Sie schriftlich ein Duplikat an, falls bis zum 31. Januar kein Formular bei Ihnen eingegangen ist.

2. Ist auf dem Formular 1099-S angegeben, wie viel Steuern ich schulde?

Grundsätzlich gilt, dass der Verkäufer für alle zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses beschlossenen oder fälligen Abgaben aufkommt. Alles, was nach dem Vertragsabschluss beschlossen wird, geht zu Lasten des Käufers. Dies ist die gesetzliche Standardregelung. Die

Nein. Auf dem Formular 1099-S wird lediglich der Bruttoverkaufspreis ausgewiesen, nicht Ihr Gewinn und nicht Ihre Steuer. Ihre tatsächliche Bundessteuer hängt ab von:

  • Ihre Anschaffungskosten –der Preis, den Sie für die Eigentumswohnung gezahlt haben, zuzüglich der Abschlusskosten beim Erwerb.
  • Kapitalverbesserungen – Küchenrenovierung, schlagfeste Fenster, bauliche Maßnahmen, alles, was die Lebensdauer oder Nutzbarkeit der Immobilie wesentlich verlängert hat. Routinemäßige Instandhaltungsmaßnahmen zählen nicht dazu.
  • Verkaufskosten – Provision, Grunderwerbsteuer, Gebühren für die Eigentumsübertragung auf der Verkäuferseite.
  • Haltedauer – kurzfristig (unter 12 Monaten) wird als gewöhnliches Einkommen besteuert; langfristig (12+ Monate) wird sie zu den Kapitalertragssätzen des Bundes von 0 %, 15 % oder 20 % besteuert, abhängig von Ihrem Einkommensbereich, zuzüglich der Netto-Kapitalertragsteuer von 3,8 % ab bestimmten Schwellenwerten.
  • Abschreibungsrückforderung (bei Vermietung) – Wenn Sie die Eigentumswohnung zu irgendeinem Zeitpunkt vermietet haben, werden die von Ihnen geltend gemachten (oder geltend zu machenden) Abschreibungen bis zu 25 % zurückgefordert, unabhängig von Ihrem Kapitalertragsteuersatz.

Die IRS nutzt das Formular 1099-S, um zu bestätigen, dass der Verkauf stattgefunden hat, damit sie ihn mit Ihrem Formular 1040 abgleichen kann. Wenn der Verkauf in Ihrem Formular 1040 ausgewiesen ist, bleibt dieser Abgleich unbemerkt. Wird der Verkauf in Ihrem Formular 1040 nicht angegeben, generiert das automatisierte System der IRS innerhalb von 12 bis 18 Monaten einen CP2000-Bescheid – im Wesentlichen lautet dieser: „Wir sehen diesen Verkauf auf Ihrem Formular 1099-S, Sie haben ihn nicht angegeben; hier ist unser Berechnungsergebnis unter der Annahme einer Null-Basis; bitte zahlen Sie oder antworten Sie.“

Das CP2000-Verfahren ist lösbar, jedoch mit hohem Zeitaufwand und Stress verbunden. Die Aufgabe des Verkäufers besteht darin, im selben Frühjahr, in dem das Formular 1099-S eintrifft, einen korrekten Anhang D und das Formular 8949 einzureichen, damit die Gegenprüfung niemals ausgelöst wird.

3. Muss ich beim Verkauf einer Eigentumswohnung in Miami Einkommensteuer an den Staat Florida entrichten?

Nein. Florida erhebt keine staatliche Einkommensteuer für Privatpersonen, und Florida erhebt keine Quellensteuer für Nichtansässige bei Immobilienverkäufen (wie dies beispielsweise bei der kalifornischen Quellensteuer von 3,33 % für Nichtansässige der Fall ist). Bei Vertragsabschluss wird auf der Seite Floridas kein Betrag für die staatliche Einkommensteuer einbehalten.

Dies ist einer der wenigen Fälle im Immobilienbereich, in denen das Gesetz von Florida dem Verkäufer aktiv zugutekommt. Der Verkauf einer Eigentumswohnung in Miami hat auf der Seite Floridas genau dieselben steuerlichen Auswirkungen, unabhängig davon, ob Sie in Miami, Manhattan oder München wohnen:

  • Stempelsteuer des Bundesstaates Florida auf die Kaufurkunde – 0,70 US-Dollar pro 100 US-Dollar des Verkaufspreises im Miami-Dade County (d. h. 7.000 US-Dollar bei einem Verkaufspreis von 1 Million US-Dollar). Wird in Miami-Dade üblicherweise vom Verkäufer entrichtet. Hierbei handelt es sich um eine Übertragungssteuer, nicht um eine Einkommensteuer, und sie wird in der „Closing Disclosure“ als separate Position ausgewiesen.
  • Keine staatliche Einkommensteuer auf den Gewinn. Null. Welche Kapitalertragsteuern auf Bundesebene Sie gegebenenfalls schulden, ist eine Angelegenheit zwischen Ihnen und dem IRS.
  • Keine Quellensteuer für Nichtansässige. Für Nicht-US-Personen gilt die bundesstaatliche FIRPTA-Quellensteuer (siehe Frage 6), für US-Bürger hingegen wird unabhängig vom Wohnsitz im jeweiligen Bundesstaat nichts einbehalten.

Die Schwierigkeiten für einen Verkäufer aus einem anderen Bundesstaat liegen nicht auf der Seite Floridas. Sie liegen auf der Seite des Heimatbundesstaates und werden im Folgenden behandelt.

4. Wie erfährt mein Heimatbundesstaat von einem Immobilienverkauf in Florida?

Den staatlichen Steuerbehörden stehen mehrere Wege offen, um von einem Verkauf in Florida zu erfahren. Die beiden wichtigsten sind:

  • Informationsaustausch mit dem IRS. Der IRS übermittelt 1099-S-Daten an die staatlichen Steuerbehörden im Rahmen von Vereinbarungen zum Informationsaustausch, die routinemäßig und weitgehend automatisiert ablaufen. New York, Kalifornien, Massachusetts, Illinois und die meisten anderen Bundesstaaten mit einer Einkommensteuer erhalten die 1099-S-Daten und gleichen diese mit den Steuererklärungen ihrer Einwohner ab.
  • Öffentliche Grundbuchauszüge. Die Grundbuchauszüge in Florida sind öffentlich zugänglich und durchsuchbar. Mehrere Bundesstaaten abonnieren kommerzielle Datenfeeds, die Immobilienübertragungen landesweit zusammenfassen. Die Wohnadresse des Eigentümers auf der Urkunde (oder in den Abschlussunterlagen) dient dabei als Verweisschlüssel.

Wenn Sie den Verkauf in Florida nicht in Ihrer Steuererklärung Ihres Heimatbundesstaates angeben, sieht der typische Ablauf wie folgt aus:

  • Jahr 1, April: Sie reichen Ihre Steuererklärung in Ihrem Heimatstaat ein, ohne den Verkauf in Florida anzugeben.
  • Jahr 2, Juni bis November: Das staatliche Abgleichsystem weist auf die Unstimmigkeit hin.
  • Jahr 2, 4. Quartal oder Jahr 3, 1. Quartal: Sie erhalten einen Bescheid über zu niedrig angegebene Einkünfte oder eine Nachforderungsbescheid. Die Zinsen laufen bereits seit dem ursprünglichen Fälligkeitstermin im April.
  • Jahr 3: Klärung durch eine berichtigte Steuererklärung, einschließlich Zinsen und je nach Bundesstaat unter Umständen einer Strafzahlung.

Wenn Sie den Verkauf von Anfang an korrekt melden, bleibt die Gegenprüfung unbemerkt. Die meisten Heimatstaaten behandeln den Verkauf in Florida als Kapitalertrag, der zum Steuersatz des Heimatstaates zu versteuern ist, wobei bereits an andere Staaten gezahlte Steuern angerechnet werden (in diesem Szenario in der Regel null, da Florida keine Steuer erhoben hat). Kalifornien, Massachusetts und Hawaii besteuern Kapitalgewinne als gewöhnliches Einkommen; New York und New Jersey haben Steuerstufen, die sich den langfristigen Kapitalertragssätzen des Bundes für Besserverdienende annähern oder diese übersteigen. Die Berechnung ist bundesstaatsspezifisch – legen Sie Ihrem Steuerberater die Abschlussunterlagen im März vor, nicht erst im Oktober.

5. Kann eine Steuerbefreiung für den Hauptwohnsitz verhindern, dass das Formular 1099-S eingereicht wird?

In bestimmten Fällen ja. Gemäß dem IRS-Verfahrenshinweis 2007-12 kann ein Verkäufer, der alle folgenden Voraussetzungen erfüllt, eine Abschlussbescheinigung unterzeichnen, durch die die Transaktion vollständig von der Meldepflicht gemäß Formular 1099-S befreit wird:

  • Er war Eigentümer der Immobilie und hat diese in den letzten fünf Jahren mindestens zwei Jahre lang als Hauptwohnsitz genutzt, und
  • der gesamte Gewinn ist gemäß Section 121 steuerfrei (250.000 USD für Alleinstehende, 500.000 USD für gemeinsam veranlagte Ehepaare), und
  • kein Teil der Immobilie wurde für geschäftliche Zwecke oder zur Vermietung genutzt, für die Abschreibungen geltend gemacht wurden.

Wenn alle drei Bedingungen erfüllt sind, legt der Abwicklungsbeauftragte bei der Vertragsabwicklung eine „Bescheinigung über die Nichtmeldung von Informationen zum Verkauf oder Tausch einer Hauptwohnung“ vor, Sie unterzeichnen diese, und das Formular 1099-S wird nicht eingereicht.

Die meisten in Miami ansässigen Verkäufer von Eigentumswohnungen, die nicht vor Ort wohnen, erfüllen diese Voraussetzungen nicht. Das typische Profil eines Verkäufers, der nicht vor Ort wohnt, ist:

  • Die Eigentumswohnung ist ein Zweitwohnsitz, eine geerbte Immobilie, eine Vorsorge für den Ruhestand oder eine Mietimmobilie – kein Hauptwohnsitz.
  • Die Wohnsitzvoraussetzung von 2 von 5 Jahren ist nicht erfüllt, da der Eigentümer in einem anderen Bundesstaat wohnt.
  • Selbst wenn die Wohnsitzvoraussetzung erfüllt wäre, übersteigt der Gewinn bei wertgestiegenen Immobilien in Miami häufig die Freigrenze gemäß Section 121.

Die praktische Schlussfolgerung: Rechnen Sie damit, dass das Formular 1099-S eingereicht wird. Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie Anspruch auf die Befreiung haben, sprechen Sie dies zwei bis drei Wochen vor dem Vertragsabschluss bei der Grundbuchgesellschaft und Ihrem Steuerberater an – nicht erst am Verhandlungstisch. Die Bescheinigung muss in Abstimmung mit dem Vertragsabwicklungsbeauftragten erstellt und unterzeichnet werden; dies ist keine Angelegenheit, über die am Tag des Vertragsabschlusses verhandelt werden kann.

Ein eng gefasstes Szenario, in dem die Befreiung auch bei einem Verkauf durch einen Verkäufer mit Wohnsitz außerhalb des Bundesstaates gilt: Ein Verkäufer, der die Eigentumswohnung in Miami mehr als zwei Jahre lang als Hauptwohnsitz genutzt hat, innerhalb der letzten drei Jahre aus dem Bundesstaat weggezogen ist und nun verkauft. Das Zeitfenster von zwei der letzten fünf Jahre ist noch offen. Es lohnt sich, dies mit Ihrem Steuerberater zu besprechen.

6. Ich bin US-Staatsbürger und lebe im Ausland. Gilt das FIRPTA für mich?

Nein. Das FIRPTA (Foreign Investment in Real Property Tax Act) gilt ausschließlich für Nicht-US-Personen – also ausländische Staatsangehörige, die US-Immobilien verkaufen. Ein US-Bürger, der zufällig in London, Berlin, Singapur oder Mexiko-Stadt lebt, gilt im Sinne des FIRPTA weiterhin als US-Person und unterzeichnet bei Vertragsabschluss dieselbe eidesstattliche Erklärung zur Nicht-Ausländereigenschaft wie ein in Houston lebender US-Bürger.

Die „Non-Foreign Affidavit“ (auch als FIRPTA-Erklärung bezeichnet) ist ein kurzes Dokument zum Vertragsabschluss, in dem Sie unter Strafe des Meineids bestätigen, dass Sie eine US-Person sind (US-Staatsbürger oder Ausländer mit Wohnsitz in den USA, der über eine Green Card verfügt oder sich dort in erheblichem Umfang aufhält). Nach der Unterzeichnung erfolgt keine FIRPTA-Quellensteuerabzug. Der Käufer ist geschützt, die Titelversicherungsgesellschaft ist geschützt, und der Vertragsabschluss kann fortgesetzt werden.

Einige Klarstellungen, die bei US-Auswanderern, die Eigentumswohnungen in Miami verkaufen, immer wieder auftauchen:

  • Die Staatsbürgerschaft auf der Grundlage eines Reisepasses reicht aus. Sie müssen weder derzeit in den USA wohnen, noch müssen Sie derzeit von einer US-Adresse aus eine US-Steuererklärung einreichen oder an einem bestimmten Ort als Wähler registriert sein. Maßgeblich ist die US-Staatsbürgerschaft zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses.
  • Andere steuerliche Verpflichtungen für im Ausland lebende US-Bürger gelten separat. Als US-Bürger im Ausland reichen Sie weiterhin das Formular 1040 zur Angabe Ihres weltweiten Einkommens, das FBAR (FinCEN 114) für ausländische Bankkonten mit einem Gesamtwert von über 10.000 US-Dollar sowie gegebenenfalls das Formular 8938 (FATCA-Meldung) ein. Der Verkauf der Eigentumswohnung in Miami wird normalerweise über Ihr Formular 1040 abgerechnet – er ist nicht aufgrund eines ausländischen Wohnsitzes von der Steuer befreit.
  • Der Grenzfall des Jahres mit doppeltem Status. Wenn Sie im Jahr des Verkaufs auf die US-Staatsbürgerschaft verzichtet haben, ändern sich die Regeln erheblich – je nach Zeitpunkt können sowohl die Auswanderungssteuer (Section 877A) als auch FIRPTA zur Anwendung kommen. Dies ist ein Thema für ein Gespräch mit einem Wirtschaftsprüfer (CPA) und nicht für eine Fußnote in diesem Artikel.
  • In Ihrem Heimatland können möglicherweise ausländische Steuergutschriften zur Anwendung kommen. Falls Ihr Wohnsitzland den in Florida erzielten Gewinn besteuert (was in den meisten Ländern mit einem weltweiten Einkommensteuersystem der Fall ist), kann Ihnen ein Steuerabkommen zwischen den USA und Ihrem Heimatland möglicherweise eine Gutschrift gewähren. Klären Sie den entsprechenden Artikel des Abkommens vor dem Vertragsabschluss mit Ihrem Steuerberater im Heimatland.

Für einen in Deutschland lebenden US-Bürger werden die steuerrechtlichen Aspekte des Verkaufs in den FAQ zur deutschen Steuerregelung behandelt – die Regelung, wonach FIRPTA keine Anwendung findet, hat keinen Einfluss auf die steuerliche Situation aufgrund des Wohnsitzes in Deutschland. Zwei separate Fragen, zwei separate Antworten.

7. Wie lange sollte ich die Unterlagen zum Verkauf aufbewahren?

Rechnen Sie mit sieben Jahren. Die Begründung, vom konservativsten bis zum aggressivsten Zeitplan:

  • Allgemeine Verjährungsfrist des IRS: 3 Jahre ab dem Datum der Einreichung oder dem Fälligkeitsdatum der Steuererklärung, in der der Verkauf ausgewiesen wird, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt.
  • Verlängerte Verjährungsfrist des IRS: 6 Jahre, wenn Sie Ihr Bruttoeinkommen um mehr als 25 % zu niedrig angeben. Der IRS behält sich das Recht vor, bei offensichtlicher Unterdeklarierung weiter zurückzublicken.
  • Die Vorschriften der einzelnen Bundesstaaten variieren. New York: 3 Jahre als Standard, 6 Jahre bei erheblicher Unterdeklarierung. Kalifornien: 4 Jahre als Standard, unbefristet bei Betrug oder Nichtabgabe der Steuererklärung. Massachusetts: 3 Jahre als Standard, 6 Jahre bei erheblicher Unterdeklarierung.
  • Für Betrug gilt keine Verjährungsfrist. Zivilrechtliche Betrugsansprüche sind zeitlich unbegrenzt; die IRS kann bei Betrugsvorwürfen so weit zurückgreifen, wie es erforderlich ist.

Ein Zeitraum von sieben Jahren deckt die Standardfälle mit ausreichender Sicherheit ab. Die aufzubewahrenden Unterlagen, in der Reihenfolge ihrer Priorität:

  • Die Original-Kaufabrechnung (oder das HUD-1-Formular, falls älter). Diese dient zur Feststellung der Anschaffungskosten.
  • Alle Quittungen und Rechnungen für bauliche Verbesserungen. Küchenrenovierung, schlagfeste Fenster, bauliche Maßnahmen – alles, was die Anschaffungsbasis erhöht hat.
  • Abschlusserklärung zum Verkauf. Legt den Bruttoverkaufspreis und die Kosten auf Verkäuferseite fest.
  • Formular 1099-S. Die Aufzeichnung des Verkaufs durch die IRS; sollte mit dem Bruttoverkaufspreis in der Abschlusserklärung übereinstimmen.
  • Bankunterlagen, die den Eingang der Überweisung bestätigen. Nützlich für den seltenen Fall, dass die IRS den Zeitpunkt oder den Betrag in Frage stellt.
  • Jährliche Grundsteuerbescheide und Umlagen der Eigentümergemeinschaft. Nützlich, falls für das Gebäude eine Sonderumlage anfiel, die in die Anschaffungsbasis einfloss oder als abzugsfähige Ausgabe behandelt wurde.
  • Mietverlauf (falls zutreffend). Jährliche Einreichungen des Anhangs E, Abschreibungspläne sowie Daten, an denen die Eigentumswohnung in Betrieb genommen oder außer Betrieb gesetzt wurde.

Bewahren Sie diese in einem Cloud-Speicher auf und erstellen Sie mindestens eine Offline-Sicherung. Eigentümer, die nicht vor Ort sind, verlieren bei Umzügen zwischen verschiedenen Bundesländern häufig ihre Unterlagen in Papierform; gehören Sie nicht zu dieser Gruppe.

8. Häufige Fehler

  1. Das Formular 1099-S zu ignorieren, weil „Florida keine staatliche Einkommensteuer erhebt“. Florida besteuert den Verkauf nicht. Ihr Heimatstaat tut dies jedoch mit ziemlicher Sicherheit. Das Formular 1099-S dient dazu, Ihrem Heimatstaat mitzuteilen, dass der Verkauf stattgefunden hat.
  2. Annehmen, das Formular 1099-S sei der Steuerbescheid. Das ist es nicht. Das Formular 1099-S gibt den Bruttoverkaufspreis an; Ihre tatsächliche Steuer hängt von der Anschaffungskostenbasis, den Wertsteigerungen, der Haltedauer, der Abschreibungsrückforderung und dem Steuersatz Ihres Heimatbundesstaates ab.
  3. Keine Abstimmung mit Ihrem Steuerberater vor dem Vertragsabschluss. Die „Closing Disclosure“ ist das Quelldokument sowohl für die Steuererklärung auf Bundes- als auch auf Landesebene. Senden Sie Ihrem Steuerberater eine Kopie in der Woche des Vertragsabschlusses, nicht erst im folgenden März.
  4. Der Versuch, Abschnitt 121 in Anspruch zu nehmen, ohne die „2-von-5-Jahre“-Voraussetzung zu erfüllen. Die Steuerbefreiung für den Hauptwohnsitz ist eng gefasst. Die meisten Eigentümer, die nicht vor Ort wohnen, erfüllen die Voraussetzungen nicht; so zu tun, als wäre dies der Fall, schafft ein größeres Problem als die bloße Zahlung der Steuer.
  5. Verwechslung von FIRPTA mit der Quellensteuer des Heimatstaates. FIRPTA ist ein Bundesgesetz und gilt ausschließlich für Nicht-US-Personen. Es hat nichts damit zu tun, ob Ihr Heimatstaat den Gewinn besteuert.
  6. Das 1099-S-Formular an eine alte Adresse gehen lassen. Aktualisieren Sie Ihre Postanschrift bei der Titelgesellschaft zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses und erneut, falls Sie innerhalb von 12 Monaten umziehen. Ein verlorenes 1099-S-Formular hebt die Kopie des IRS nicht auf; es erschwert lediglich die Abwicklung im April.
  7. Das Wegwerfen von Unterlagen zur Anschaffungskostenbasis nach Abschluss des Verkaufs. Bewahren Sie alles sieben Jahre lang auf. Eine eventuelle Steuerprüfung findet 18 bis 36 Monate nach dem Abschluss statt – lange nachdem die meisten Verkäufer die Unterlagen bereits entsorgt haben.

Die Vorgehensweise für Verkäufer aus anderen Bundesstaaten im Zusammenhang mit dem Formular 1099-S und der Besteuerung im Heimatbundesstaat

  • 30–60 Tage vor dem Vertragsabschluss: Senden Sie Ihrem Steuerberater den Entwurf der „Closing Disclosure“, das Original der „Closing Disclosure“ zum Kauf sowie Ihre Liste der Kapitalverbesserungen. Bestätigen Sie Ihre steuerliche Situation (Wohnsitzstaat, Hauptwohnsitz vs. Zweitwohnsitz, gegebenenfalls Miethistorie), damit die Berechnung der Anschaffungskosten vor Eingang der Überweisung feststeht.
  • Woche des Vertragsabschlusses: Bestätigen Sie die Adresse, die die Grundbuchgesellschaft für den Versand des Formulars 1099-S verwenden wird. Falls Sie umgezogen sind oder kurz vor einem Umzug stehen, teilen Sie der Grundbuchgesellschaft die neue Adresse schriftlich mit.
  • Tag des Vertragsabschlusses: Unterzeichnen Sie die standardmäßige eidesstattliche Erklärung für Nicht-Ausländer (für US-Personen) oder kümmern Sie sich um die FIRPTA-Unterlagen (für Nicht-US-Personen – siehe die FIRPTA-FAQ). Vergewissern Sie sich, dass der Bruttoverkaufspreis auf der „Closing Disclosure“ mit Ihren Planungen übereinstimmt – dies ist der Betrag, der auf dem Formular 1099-S ausgewiesen wird.
  • 30 Tage nach dem Vertragsabschluss: Speichern Sie Ihre Vertragsunterlagen in einem Cloud-Speicher. Senden Sie Ihrem Steuerberater die unterzeichnete „Closing Disclosure“, falls Sie dies noch nicht getan haben.
  • Januar des folgenden Jahres: Das Formular 1099-S trifft bis zum 31. Januar ein. Überprüfen Sie, ob der Bruttoverkaufspreis mit der „Closing Disclosure“ übereinstimmt. Leiten Sie das Formular an Ihren Steuerberater weiter.
  • März bis April: Ihr Steuerberater erstellt das Formular 8949, den Anhang D sowie Ihre Steuererklärung für Ihren Heimatstaat. Der Verkauf wird in beiden Dokumenten ausgewiesen. Das Formular 1099-S, die „Closing Disclosure“ und Ihre Unterlagen zur Anschaffungskostenbasis dienen als Belege für die Steuererklärung.
  • Jahr 2: Achten Sie auf etwaige Schreiben des IRS oder der Landesbehörden. Ein CP2000-Bescheid innerhalb von 12 bis 18 Monaten ist ein Hinweis darauf, dass etwas nicht übereinstimmt. Die meisten abwesenden Verkäufer, die ihre Steuererklärung beim ersten Mal korrekt eingereicht haben, erhalten niemals einen solchen Bescheid.

Inwiefern fügt sich dies in Toms „Net + Risk Review“ ein?

Die kostenlose 30-minütige „Net + Risk Review“ für Eigentümer von Eigentumswohnungen in Miami, die außerhalb des Bundesstaates ansässig sind, behandelt die immobilienrechtlichen Aspekte Ihres Verkaufs auf US-amerikanischer Seite: die Modellierung des Nettoerlöses, die Abfolge der Begutachtungen und der vor der Inserierung einzuholenden Unterlagen der Eigentümergemeinschaft (HOA), die Behandlung des Gebäudes durch den Kreditgeber sowie den tatsächlichen Ablauf der Vertragsabwicklung von Ihrem Heimatstaat aus. Bei steuerlichen Fragen – Berechnung der Anschaffungskosten, Nachversteuerung von Abschreibungen, Steuersatz Ihres Heimatstaates, Anspruchsberechtigung gemäß Section 121, Koordination für im Ausland lebende Personen – wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater; ich werde ihm die „Closing Disclosure“ sowie alle gebäudespezifischen Unterlagen übergeben, die Ihr Steuerberater für seine Arbeit benötigt. Die Aufteilung ist klar: die immobilienrechtlichen Aspekte regeln wir gemeinsam, die Steuerangelegenheiten übernimmt Ihr Steuerberater.

Haftungsausschluss: Der Inhalt dieses Artikels stellt keine steuerliche oder rechtliche Beratung dar. Die Vorschriften des IRS und die steuerrechtlichen Regelungen der Bundesstaaten ändern sich; Schwellenwerte, Gesetze und Formulare werden aktualisiert. Bitte klären Sie den aktuellen Stand mit einem in Ihrem Heimatstaat zugelassenen Wirtschaftsprüfer – und, im Falle von Nicht-US-Bürgern oder US-Bürgern im Ausland, mit einem Wirtschaftsprüfer mit Erfahrung im internationalen Steuerrecht –, bevor Sie sich bei einer konkreten Transaktion auf diese Leitlinien stützen.

Häufig gestellte Fragen zu diesem Thema

Möchten Sie, dass Ihr Immobilienverkauf in Miami so abgewickelt wird, dass das Formular 1099-S und Ihre Steuererklärung in Ihrem Heimatstaat übereinstimmen?

Eine kostenlose, 30-minütige „Net + Risk Review“ behandelt die immobilienrechtlichen Aspekte auf US-amerikanischer Seite für Eigentümer, die außerhalb des Bundesstaates ansässig sind – darunter die Modellierung der Nettoerlöse, die Einholung von Unterlagen der Eigentümergemeinschaft (HOA), die Behandlung des Gebäudes durch den Kreditgeber sowie den Ablauf der Vertragsabwicklung von Ihrem Heimatstaat aus. Fragen zu Steuererklärungen, zur Berechnung der Anschaffungskosten und zu den Steuersätzen Ihres Heimatstaates richten Sie bitte an Ihren Steuerberater – ich übergebe ihm die „Closing Disclosure“ sowie die Gebäudedokumente, damit er über alle erforderlichen Unterlagen verfügt. Völlig unverbindlich. Eine kostenlose 30-minütige „Net + Risk Review“ behandelt die immobilienrechtlichen Abläufe in den USA für Eigentümer aus anderen Bundesstaaten – Abruf der Protokolle der letzten 12 Monate, Ermittlung anstehender Umlagen sowie Modellierung Ihres Verkaufs anhand von drei Preisstrategien (Verkäufer zahlt den gesamten Betrag, Käufer übernimmt die Umlagen, 50/50-Aufteilung). Völlig unverbindlich.

Quellen und weiterführende Literatur