Thomas Druck PA — Miami real estate
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Beantragung einer ITIN für ausländische Käufer

Sie sind ein ausländischer Käufer, der eine Eigentumswohnung in Miami ohne US-Sozialversicherungsnummer erwerben möchte? Die Bearbeitung des IRS-Formulars W-7 dauert 6 bis 10 Wochen. Beginnen Sie mit dem Verfahren bei der Angebotsannahme, nicht erst beim Vertragsabschluss. Ein „Certifying Acceptance Agent“ (CAA) kann Ihren Reisepass überprüfen, ohne dass Sie diesen an den IRS senden müssen – ein Vorteil für Käufer, der in den meisten Informationen zur ITIN-Beantragung übersehen wird.

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Hat Ihr Kreditgeber Sie gerade nach einer ITIN gefragt? Unter „Hypotheken für Ausländer in Miami“ –> – finden Sie Informationen zum Arbeitsablauf auf Seiten des Kreditgebers, der die ITIN-Anfrage ausgelöst hat. Dieser Artikel konzentriert sich auf den Zeitplan für das W-7-Formular und den CAA-Arbeitsablauf, der Ihnen eine Reise nach Austin erspart.

Ausländische Käufer werden in der Regel erst spät mit der ITIN-Frage konfrontiert. Der Kreditgeber fragt drei Wochen vor dem Vertragsabschluss danach, oder die Grundbuchgesellschaft fordert sie bei der Vorbereitung des Vertragsabschlusses an, oder der Steuerberater verlangt sie bei der ersten Einreichung des Formulars 1040-NR, nachdem die Immobilie vermietet wurde. Wenn die Frage nach der ITIN schließlich auftaucht, hat der Käufer das Zeitfenster bereits verpasst, in dem die Abwicklung noch problemlos möglich gewesen wäre. Die Ausstellung einer ITIN dauert im Jahr 2026 6 bis 10 Wochen, in der Hochsaison von Januar bis April sogar noch länger; ein Käufer, der das W-7-Formular bereits bei der Angebotsannahme einreicht, hält die ITIN zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses bereits in den Händen. Ein Käufer, der erst in der Woche des Vertragsabschlusses damit beginnt, hat zwei Optionen, die beide ungünstig sind: Entweder verschiebt er den Vertragsabschluss um 6 bis 10 Wochen oder er sendet den Original-Reisepass per Post an das IRS Austin Service Center, wo dieser für die Dauer des Bearbeitungszeitraums verbleibt.

Thomas Druck PA ist seit 2006 als Makler in Miami tätig und arbeitet vorwiegend mit abwesenden Eigentümern zusammen – darunter auch ausländische Käufer, die eher nach dem Prinzip „Kaufen und später verkaufen“ als nach dem Prinzip „Kaufen und für immer behalten“ vorgehen. Tom ist kein vom IRS autorisierter „Certifying Acceptance Agent“ (CAA) und reicht keine W-7-Formulare ein. Der ITIN-Antrag selbst fällt in den Zuständigkeitsbereich eines CAA – in der Regel eines Wirtschaftsprüfers (CPA), Steueranwalts oder beim IRS als CAA zugelassenen Steuerberaters –, der die Originaldokumente persönlich oder per Video überprüft und das W-7-Formular zusammen mit einer Richtigkeitsbescheinigung einreicht, wodurch der Käufer seinen Reisepass behalten kann. Toms Aufgabe: Er leitet das ITIN-Verfahren bei der Angebotsannahme ein, stellt sicher, dass der Käufer den CAA-Ablauf kennt, bevor der Kreditgeber oder die Grundbuchgesellschaft unter Zeitdruck eine Entscheidung zum Versand des Reisepasses erzwingt, und stimmt den Zeitplan für den Vertragsabschluss auf den W-7-Zeitplan ab, damit die ITIN rechtzeitig und nicht erst danach eintrifft. Dieser Artikel behandelt, was ausländische Käufer bei ihrer Planung berücksichtigen sollten – den Zeitplan für das W-7-Verfahren, den CAA-Prozess, den die meisten Käufer nicht kennen, die realistischen Antragswege vor dem Kauf, die Rückerstattung der FIRPTA-Steuer bei einem späteren Verkauf sowie die ITIN-Ablaufregel, von der Eigentümer betroffen sind, die ihre Immobilie kaufen und halten, ohne jemals eine 1040-NR-Steuererklärung einzureichen.

Kurze Antwort ITIN = Individuelle Steueridentifikationsnummer. Die US-Steuerbehörde (IRS) vergibt diese Nummer an Nicht-US-Bürger, die eine US-Steuererklärung einreichen müssen, jedoch keine Sozialversicherungsnummer erhalten können. Ausländische Käufer in Miami benötigen sie für die Meldepflicht bei Hypothekenabschlüssen durch ausländische Staatsangehörige (die meisten Programme verlangen dies), für die Einreichung des Formulars 1040-NR bezüglich Mieteinnahmen, für die Rückforderung der FIRPTA-Quellensteuer bei einem eventuellen Verkauf sowie für die Eröffnung eines US-Bankkontos. Rechnen Sie mit 6 bis 10 Wochen von der Einreichung eines vollständigen W-7-Antrags bis zur Erteilung der ITIN – während der Hochsaison von Januar bis April kann es länger dauern. Der Zeitplan für den Makler lautet: Beginnen Sie mit dem W-7-Antrag in der Woche, in der das Angebot angenommen wird, und nicht erst beim Vertragsabschluss. Ein „Certifying Acceptance Agent“ (CAA) kann Ihren Reisepass persönlich oder per Video überprüfen und das W-7-Formular zusammen mit einer „Certificate of Accuracy“ einreichen – Sie behalten Ihren Reisepass, anstatt das Original an das IRS Austin Service Center zu senden. Thomas Druck PA koordiniert seit 2006 als Spezialist für Fernabwicklung den Zeitplan für den Vertragsabschluss im Einklang mit dem W-7-Zeitplan; der W-7-Antrag selbst wird vom CAA eingereicht, nicht vom Immobilienmakler.

Was eine ITIN eigentlich ist und warum der richtige Zeitpunkt entscheidend ist

Die Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) ist eine 9-stellige Steueridentifikationsnummer, die vom IRS an Personen vergeben wird, die eine US-Steuererklärung einreichen müssen oder in US-Steuererklärungen aufgeführt werden müssen, jedoch keine Sozialversicherungsnummer erhalten können. Die ITIN beginnt mit der Ziffer 9 und wurde 1996 vom IRS eingeführt, um Personen, die keinen Anspruch auf eine US-Sozialversicherungsnummer haben, die Möglichkeit zu geben, ihren US-Steuererklärungspflichten nachzukommen. Für einen ausländischen Käufer in Miami ist die ITIN erforderlich für die Meldung ausländischer Staatsangehöriger bei der Hypothekenabwicklung (die meisten Kreditgeberprogramme verlangen sie als Teil der Abschlussunterlagen), für die Einreichung des Formulars 1040-NR, falls Sie Mieteinnahmen aus der Immobilie erzielen, für die Rückforderung der FIRPTA-Quellensteuer beim späteren Verkauf sowie für die Eröffnung eines US-Bankkontos bei den meisten großen Banken. Ohne die ITIN lässt sich keiner dieser nachfolgenden Schritte reibungslos abwickeln.

Der Grund, warum ein ausländischer Käufer bereits am ersten Tag der Transaktion auf den Zeitplan für die ITIN achten sollte: Die IRS stellt ITINs innerhalb von 6 bis 10 Wochen nach Einreichung eines vollständigen W-7-Antrags aus; während der Hauptsaison für Steuererklärungen von Januar bis April dauert dies länger (10 bis 14 Wochen). Ein Käufer, der den W-7-Antrag bei Annahme des Angebots einreicht, verfügt bis zum üblichen 45- bis 60-tägigen Abschlusszeitraum über die ITIN – ohne Probleme. Ein Käufer, der den W-7-Antrag erst in der Abschlusswoche einreicht, hat drei ungünstige Optionen: entweder den Vertragsabschluss um 6 bis 10 Wochen zu verschieben, um auf die ITIN zu warten, oder den Original-Reisepass sowie weitere Ausweisdokumente an das IRS Austin Service Center zu senden (das diese während des Bearbeitungszeitraums einbehält), oder die ITIN beim Vertragsabschluss zu überspringen und den Kreditgeber oder die Grundbuchgesellschaft die Unterlagen unter Zeitdruck über die von ihnen gewählten Ausweichlösungen weiterleiten zu lassen. Die dritte Option führt bei jeder nachfolgenden Einreichung zu Reibungsverlusten. Die Aufgabe des Maklers besteht darin, die Frage nach dem Zeitplan für die ITIN bereits bei der Angebotsannahme anzusprechen, bevor der Zeitplan feststeht.

Die 5 Entscheidungen bezüglich der ITIN, die ein ausländischer Käufer vor der Abschlusswoche treffen sollte

  1. Beginnen Sie mit dem W-7-Antrag bei der Angebotsannahme, nicht erst beim Vertragsabschluss. Die wichtigste Entscheidung bezüglich der ITIN ist der Zeitpunkt. Die IRS stellt ITINs innerhalb von 6 bis 10 Wochen aus (länger während der Hochsaison von Januar bis April). Ein typischer Vertragsabschluss in Miami dauert 45 bis 60 Tage ab Angebotsannahme. Wenn Sie das W-7-Verfahren bereits bei der Angebotsannahme einleiten, laufen die Fristen für die ITIN-Beantragung und den Vertragsabschluss parallel und enden ungefähr zur gleichen Zeit. Beginnt man erst in der Woche des Vertragsabschlusses, laufen die beiden Prozesse nacheinander ab – entweder muss der Vertragsabschluss auf die ITIN warten, oder er wird ohne diese fortgesetzt, was zu Schwierigkeiten bei den nachfolgenden Einreichungen führt. Der zeitliche Auslöser auf Seiten des Maklers: Das Gespräch über die ITIN bei der Angebotsannahme, bevor der Kreditgeber oder die Grundbuchgesellschaft dies unter Zeitdruck erzwingt.
  2. Wenden Sie sich an einen „Certifying Acceptance Agent“ (CAA) und versenden Sie Ihren Reisepass nicht per Post nach Austin. Ein CAA ist ein Wirtschaftsprüfer (CPA), Steueranwalt oder zugelassener Steuerberater, den die IRS dazu bestimmt hat, Originaldokumente persönlich zu überprüfen und das Formular W-7 zusammen mit einer Richtigkeitsbescheinigung einzureichen. Der CAA überprüft Ihren Reisepass, unterzeichnet die Bescheinigung, und Sie behalten den Reisepass. Die Alternative – die Einsendung Ihres Original-Reisepasses sowie der Original-Belege an das IRS-Servicezentrum in Austin – ist zwar operativ machbar, doch der IRS behält die Dokumente während des 6- bis 10-wöchigen Bearbeitungszeitraums ein. Die meisten ausländischen Käufer sind während dieses Zeitraums auf Reisen. Der CAA-Weg umgeht dies vollständig. In den meisten ITIN-Inhalten wird der CAA nur beiläufig erwähnt; nur wenige betonen, dass dies der Standardablauf ist.
  3. Nutzen Sie eine im Ausland ansässige CAA, falls Sie nicht nach Miami fliegen können. Viele CAAs überprüfen die Unterlagen ausländischer Antragsteller sowohl per Videoanruf als auch persönlich. Dies ist besonders nützlich für Käufer aus Europa, Lateinamerika und Asien, die nicht ausschließlich zur Beantragung einer ITIN nach Miami fliegen möchten. Im Ausland ansässige CAAs (CAAs in Deutschland, Brasilien, Mexiko, Großbritannien usw.) können diese Aufgabe auch für Antragsteller in ihrer jeweiligen Region übernehmen. Die Frage aus Sicht des Immobilienmaklers lautet: Betreut Ihre CAA Käufer in Ihrem Heimatland, und erfolgt die Überprüfung per Videokonferenz? Erkundigen Sie sich diesbezüglich, bevor Sie die W-7-Auftragsvereinbarung unterzeichnen.
  4. Wählen Sie eine CAA-Kategorie, die Ihrer steuerlichen Situation im weiteren Verlauf entspricht. Der Antrag auf eine ITIN ist der Ausgangspunkt für eine längerfristige steuerliche Beziehung zu den USA: jährliche Einreichung der Steuererklärung 1040-NR, wenn Sie die Immobilie vermieten, FIRPTA-Formalitäten beim Verkauf sowie gegebenenfalls die Abstimmung hinsichtlich FATCA/FBAR, je nach Ihren Bankgeschäften in den USA. Ein CAA, der zugleich ein CPA mit Erfahrung im Bereich US-Immobilien für ausländische Investoren ist, gewährleistet Ihnen Kontinuität über den gesamten Haltezeitraum hinweg. Ein CAA, der ausschließlich als Einwanderungsanwalt tätig ist, kümmert sich zwar um das W-7-Formular, doch für die Bearbeitung des Formulars 1040-NR und der FIRPTA-Formalitäten benötigen Sie anschließend einen separaten CPA. Wählen Sie den CAA, der den gesamten Prozess abwickeln kann, wenn Kontinuität für Sie wichtig ist; wählen Sie den kostengünstigsten CAA, wenn Sie bereits einen US-CPA an Ihrer Seite haben.
  5. Planen Sie den Ablauf der ITIN ein, wenn Sie eine Immobilie erwerben und halten, ohne Mieteinnahmen zu erzielen. ITINs verfallen, wenn sie drei Jahre in Folge nicht in einer Bundessteuererklärung verwendet werden. Die IRS zieht zudem in regelmäßigen Abständen ältere ITIN-Nummernbereiche aus dem Verkehr und verlangt eine Erneuerung. Ein Käufer, der beim Kauf eine ITIN erhält, die Immobilie nie vermietet, nie eine 1040-NR einreicht und die Immobilie 10 Jahre lang hält, bevor er sie verkauft, wird zum Zeitpunkt des Verkaufs eine abgelaufene ITIN haben – die FIRPTA-Einreichung erfordert dann einen Antrag auf Erneuerung der ITIN, was den Rückerstattungsprozess nach dem Verkauf um 6 bis 10 Wochen verlängert. Der Eigentümer, der die Immobilie kauft und hält, ohne Mieteinnahmen zu erzielen, sollte die Erneuerung der ITIN einmal vor dem Verkauf einplanen oder die mit der Erneuerung zum Zeitpunkt des Verkaufs verbundenen Unannehmlichkeiten in Kauf nehmen.

Wie Thomas Druck PA den ITIN-Zeitplan bei ausländischen Käufern umsetzt

  1. Kennenlerngespräch. 30 Minuten, unverbindlich. Wir erörtern die Zielgebiete, das Budget, den Nutzungszweck (Hauptwohnsitz, Zweitwohnsitz, saisonale Vermietung, reine Kapitalanlage), die Finanzierungsmöglichkeiten (Barzahlung vs. Hypothek für Ausländer) sowie den aktuellen Stand Ihres US-Steuerteams – vor allem, ob Sie bereits einen CAA oder einen in den USA zugelassenen CPA an Ihrer Seite haben. Falls nicht, wird diese Vermittlung zu Schritt zwei und nicht zu Schritt fünf.
  2. Vorstellung eines CAA bei Angebotsannahme. Tom reicht keine W-7-Formulare ein und ist kein CAA – dies fällt in den Zuständigkeitsbereich der FREC sowie in den Zuständigkeitsbereich der IRS-Zertifizierung. Was Tom bei der Angebotsannahme tut: Er vermittelt Käufern ohne CAA erfahrene CAAs, die sich mit Immobilien in Miami für ausländische Investoren auskennen, einschließlich im Ausland ansässiger CAAs für Käufer, die nicht nach Miami fliegen möchten. Tom nennt in keinem öffentlich zugänglichen Dokument bestimmte CAAs namentlich (FREC-Offenlegungspflicht bei Empfehlungen); die Vermittlungen erfolgen privat, und Sie treffen die Wahl.
  3. Netto- und Risikoprüfung vor dem Kauf. Bevor ein Angebot abgegeben wird: eine schriftliche Aufschlüsselung der Anschaffungskosten, des Risikos im Zusammenhang mit der Wohnungseigentümergemeinschaft, des Meilenstein-Status, der Angemessenheit der Rücklagen im Hinblick auf die 15-Prozent-Schwelle von Fannie Mae für 2026, des Versicherungsrisikos in Florida sowie eines Hinweises zur Frage des ITIN-Zeitplans – wann das W-7-Verfahren beginnen sollte, welcher CAA-Weg zu Ihrem Reiseverhalten passt und wie sich der Zeitplan für das W-7-Verfahren mit Ihrem Terminplan für den Vertragsabschluss vereinbaren lässt. Die Prüfung bezieht sich auf die Abläufe im Immobilienbereich in Miami; die Abläufe rund um das W-7-Verfahren selbst liegen weiterhin in der Zuständigkeit Ihres CAA.
  4. Der Terminplan für die Vertragsabwicklung wird auf den Zeitplan des W-7-Verfahrens abgestimmt. Sobald der Vertrag unterzeichnet ist und das W-7-Verfahren beginnt, legt Tom den Termin für die Vertragsabwicklung unter Berücksichtigung des voraussichtlichen Ausstellungsdatums der ITIN fest – in Abstimmung mit dem Kreditgeber (im Falle einer Finanzierung) und der Grundbuchgesellschaft, damit die ITIN rechtzeitig für die Meldungen im Rahmen der Vertragsabwicklung vorliegt, für die sie erforderlich ist. Sollte sich die Bearbeitung des W-7-Antrags durch die IRS verzögern, weist Tom frühzeitig darauf hin, damit der Kreditgeber oder die Grundbuchgesellschaft entsprechend planen können, anstatt dies erst bei der Vertragsabwicklung festzustellen.
  5. Rückübergabe an den CAA/CPA nach dem Vertragsabschluss. Beim Vertragsabschluss werden die ITIN-bezogenen Vertragsunterlagen (1099-S, gegebenenfalls FIRPTA-relevante Unterlagen sowie etwaige 1098-Zinsbescheinigungen des Kreditgebers) an Ihren CAA/CPA weitergeleitet, der für die Steuererklärung nach dem Vertragsabschluss zuständig ist. Toms Aufgabe endet mit dem Immobilienabschluss in Miami; die steuerliche Nachbetreuung liegt in den Händen Ihres CAA-/CPA-Teams.

Die Funktionsweise der ITIN (die tatsächlich schwierigen Aspekte)

Formular W-7 – der eigentliche Antrag

Das Formular W-7 ist der Antrag des IRS auf Erteilung einer individuellen Steueridentifikationsnummer. Darin werden die Personalien des Antragstellers (Name, ausländische Anschrift, Geburtsdatum, Geburtsland, Staatsangehörigkeit, gegebenenfalls ausländische Steueridentifikationsnummer) sowie der Grund für den Antrag erfasst – und genau hier stoßen die meisten ausländischen Käufer auf Schwierigkeiten. Das Formular W-7 erfordert einen steuerlichen Zweck; Anträge ohne einen solchen werden vom IRS abgelehnt. Für einen ausländischen Käufer in Miami sind die häufigsten Zwecke: die Einreichung eines Formulars 1040-NR (aktuelle oder voraussichtliche Mieteinnahmen), Ausnahme 3 (Meldung von Hypothekenzinsen durch Dritte, wenn der Käufer eine US-Hypothek auf die Immobilie aufnimmt), Ausnahme 1 (passives Einkommen – Angabe künftiger Mieteinnahmen in Anhang E) oder Ausnahme 4 (FIRPTA-Veräußerung – relevant beim späteren Verkauf, nicht beim Kauf). Jeder Weg unterliegt unterschiedlichen Anforderungen an die Unterlagen, und die CAA wählt den jeweiligen Weg aus. Das Formular W-7 umfasst eine Seite; die Begleitunterlagen machen den Umfang der Anlagen auf 50 bis 100 Seiten aus.

Dokumentenprüfung: CAA-Genauigkeitsbescheinigung im Vergleich zum IRS-Servicezentrum in Austin

Für das Formular W-7 sind Originaldokumente (in den meisten Fällen der Reisepass sowie ein zweiter Ausweis) erforderlich, um die Identität des Antragstellers zu überprüfen. Es gibt zwei Möglichkeiten: (1) CAA-Bescheinigung über die Richtigkeit (Certificate of Accuracy, COA) – die CAA überprüft die Originale persönlich oder per Video, unterzeichnet das IRS-Formular W-7 (COA), und das Formular W-7 wird mit der Bescheinigung der CAA anstelle der Originale an den IRS versandt. Sie behalten Ihren Reisepass. (2) Senden Sie die Originale per Post an das IRS Austin Service Center unter der in den Anweisungen zum Formular W-7 angegebenen Adresse; der IRS bewahrt diese während des Bearbeitungszeitraums von 6 bis 10 Wochen auf und sendet sie anschließend zurück. Der Weg über Austin ist zwar funktionsfähig, stellt jedoch für Käufer, die während des Bearbeitungszeitraums verreisen, eine erhebliche operative Hürde dar. Der CAA-Weg ist der Standardablauf für ausländische Käufer in Miami und trägt maßgeblich zur Verringerung von Unannehmlichkeiten für Käufer bei – ein Aspekt, der in den meisten Informationen zur ITIN-Beantragung nur unzureichend erläutert wird.

Zeitplan – Was „6 bis 10 Wochen“ im Jahr 2026 tatsächlich bedeuten

Die US-Steuerbehörde IRS gibt in den Anweisungen zum Formular W-7 eine Bearbeitungszeit für ITINs von „etwa 7 Wochen“ an; aktuelle Berichte von Fachleuten für das Jahr 2026 zeigen, dass die Bearbeitungsdauer außerhalb der Hauptsaison (Mai bis Dezember) bei 6 bis 10 Wochen und während der Hauptsaison von Januar bis April bei 10 bis 14 Wochen liegt. Rechnen Sie 1 bis 2 Wochen für den Postversand hinzu, wenn das W-7-Formular vom Antragsteller selbst eingereicht wird und nicht von einem CAA, der die autorisierte Expresszustellung nutzt. Die Auswirkungen auf den Zeitplan des Immobilienmaklers: Ein typischer Vertragsabschluss in Miami mit einer Dauer von 45 bis 60 Tagen lässt sich problemlos mit einem ITIN-Antrag vereinbaren, der in den Monaten außerhalb der Hochsaison bei der Angebotsannahme gestellt wird; in der Hochsaison wird der Zeitplan jedoch knapp. Bei Vertragsabschlüssen, die für den Zeitraum von Februar bis Mai geplant sind, sollte der W-7-Antrag noch früher gestellt werden – spätestens bei Vertragsunterzeichnung, wenn nicht sogar schon früher.

Antragswege vor dem Kauf – was tatsächlich funktioniert

Eine häufig gestellte Frage ist, ob das Formular W-7 eingereicht werden kann, bevor der Käufer eine Immobilie in den USA unter Vertrag genommen hat. Die US-Steuerbehörde (IRS) verlangt für jedes Formular W-7 einen steuerrechtlichen Zweck auf Bundesebene; die praktischen Möglichkeiten für einen ausländischen Käufer in Miami sind: (1) Ausnahme 3 – Meldung von Hypothekenzinsen durch Dritte. Sobald Sie eine Hypothekenzusage eines ausländischen Kreditgebers vorlegen können, kann das Formular W-7 unter Ausnahme 3 eingereicht werden (der Kreditgeber ist dann verpflichtet, das Formular 1098 zur Meldung der gezahlten Hypothekenzinsen einzureichen). Dies ist der häufigste Weg vor dem Kauf für Käufer, die eine Finanzierung in Anspruch nehmen. (2) Ausnahme 1 – passive Einkünfte / geplante Vermietung. Ein Käufer, der plant, die Immobilie zu vermieten, kann das Formular W-7 vorausschauend unter Ausnahme 1 einreichen, zusammen mit Unterlagen, die die geplante Vermietungstätigkeit belegen. (3) Warten auf einen Meldezeitpunkt. Barzahler, die eine Immobilie für den Eigenbedarf ohne Mieteinnahmen erwerben, müssen oft warten, bis der erste Meldezeitpunkt eintritt – meist die FIRPTA-Quellensteuer beim Verkauf (Ausnahme 4) oder das erste Jahr der Meldung von Mieteinnahmen. Der Vorab-Antrag für Barzahler, die eine Immobilie für den Eigenbedarf erwerben, ist am schwierigsten zu bewältigen. Der CAA prüft vor Einreichung des Formulars W-7, welche Ausnahme auf Ihren konkreten Sachverhalt zutrifft.

Ablauf und Verlängerung

ITINs verfallen, wenn sie drei Jahre in Folge nicht in einer Bundessteuererklärung verwendet werden. Die IRS zieht zudem in regelmäßigen Abständen ältere ITIN-Nummernbereiche aus dem Verkehr und verlangt die Erneuerung dieser Bereiche unabhängig von ihrer jüngsten Nutzung (die jüngste groß angelegte Ausmusterung erfolgte im Rahmen der Welle nach dem PATH Act 2016, gefolgt von kleineren Wellen). Für die Erneuerung wird dasselbe Formular W-7 verwendet, wobei das Kästchen für die Erneuerung angekreuzt werden muss; der Bearbeitungszeitraum beträgt ebenfalls 6 bis 10 Wochen, und es sind dieselben Unterlagen erforderlich. Ein ausländischer Eigentümer, der eine Immobilie erwirbt und hält und niemals eine Steuererklärung 1040-NR einreicht (da die Immobilie als Eigenheim ohne Mieteinnahmen gehalten wird), wird im zehnten Jahr eine abgelaufene ITIN haben – die Verlängerung wird dann zu einem entscheidenden Schritt für die FIRPTA-Einreichung beim Verkauf, was den Zeitrahmen für die Rückerstattung um 6 bis 10 Wochen verlängert. Der „Buy-and-Hold“-Eigentümer sollte mindestens eine Verlängerung vor dem späteren Verkauf einplanen oder die mit der Verlängerung zum Zeitpunkt des Verkaufs verbundenen Schwierigkeiten als Teil des FIRPTA-Rückforderungsprozesses in Kauf nehmen.

Häufige Fehler bei der Beantragung einer ITIN, die ausländische Käufer in Miami begehen

  1. Die Einreichung des W-7-Formulars in der Woche vor dem Vertragsabschluss. Der kostspieligste Fehler im Zusammenhang mit der ITIN. Der Käufer unterzeichnet den Vertrag bei Annahme des Angebots, das Geschäft steuert auf einen Vertragsabschluss innerhalb von 45 bis 60 Tagen zu, und der Kreditgeber (oder die Grundbuchgesellschaft) fordert die ITIN drei Wochen vor dem Termin an. Der Käufer bemüht sich verzweifelt, einen CAA zu finden, reicht das W-7-Formular unter Zeitdruck ein und verzögert entweder den Vertragsabschluss um 6 bis 10 Wochen oder versendet den Reisepass während der Reisezeit per Post. Lösung: Beginnen Sie mit dem W-7-Formular bereits in der Woche, in der das Angebot angenommen wird, und nicht erst in der Woche, in der der Kreditgeber danach fragt.
  2. Das Versenden des Original-Reisepasses an das IRS-Servicezentrum in Austin, ohne den CAA-Weg in Betracht zu ziehen. Ein Käufer, der die W-7-Anweisungen des IRS isoliert liest, greift oft automatisch auf die Option „Reisepass per Post versenden“ zurück. Das funktioniert zwar formal, und der IRS sendet den Reisepass zurück – doch während des Zeitraums von 6 bis 10 Wochen kann der Käufer keine Auslandsreisen unternehmen. Der CAA-Weg über das „Certificate of Accuracy“ (COA) beseitigt dieses Problem vollständig, doch die meisten Käufer wissen nicht, dass es diesen Weg gibt. Erkundigen Sie sich bei der CAA nach der COA-Überprüfung, bevor Sie sich standardmäßig für den Versandweg nach Austin entscheiden.
  3. Die Inanspruchnahme einer sogenannten „ITIN-Fabrik“ oder eines allgemeinen Steuerberatungsbüros anstelle eines erfahrenen CAA. ITIN-Fabriken gibt es tatsächlich; sie bearbeiten W-7-Formulare zu niedrigen Kosten, jedoch oft ohne die für Bundessteuerzwecke erforderliche Sorgfalt, die eine Ablehnung durch den IRS verhindert. Ein abgelehntes W-7-Formular kostet 6 bis 10 Wochen Zeit und erfordert eine erneute Antragstellung. Beauftragen Sie einen CAA mit nachweisbarer Erfahrung im Bereich Immobilien für ausländische Investoren, selbst wenn dies mit höheren Gebühren verbunden ist – das Risiko einer Ablehnung ist der eigentliche Kostenfaktor.
  4. Die Nichtabklärung des W-7-Antragsverfahrens mit dem CAA bei Annahme des Angebots. Die meisten Ablehnungen von W-7-Anträgen sind auf eine Diskrepanz zwischen dem Antragsgrund und den Begleitunterlagen zurückzuführen – Ausnahme 3, eingereicht ohne Zusagebrief des Kreditgebers; Ausnahme 1, eingereicht ohne Unterlagen zu den voraussichtlichen Mieteinnahmen; W-7-Anträge von Barzahlern, eingereicht ohne aktuellen Antragsgrund. Prüfen Sie den Antragsweg vorab mit Ihrem CAA bei der Angebotsannahme, bevor Sie den Antrag später unter Zeitdruck einreichen.
  5. Das stillschweigende Ablaufenlassen der ITIN während langer „Buy-and-Hold“-Zeiträume. Ein „Buy-and-Hold“-Eigentümer, der niemals eine 1040-NR einreicht (da die Immobilie privat genutzt wird und keine Mieteinnahmen anfallen), wird im zehnten Jahr des Eigentums über eine abgelaufene ITIN verfügen. Die FIRPTA-Meldung beim Verkauf erfordert dann einen Antrag auf Verlängerung der ITIN, was die Rückerstattung nach dem Verkauf um 6 bis 10 Wochen verzögert. Überwachen Sie die Gültigkeit der ITIN während der gesamten Haltedauer; der Steuerberater (CPA) bzw. Immobilienberater (CAA) kann Sie rechtzeitig auf das Ablaufdatum hinweisen, bevor es zu Problemen kommt.

Was in diesem Artikel nicht behandelt wird

Dieser Artikel befasst sich mit den immobilienrechtlichen Aspekten der ITIN-Beantragung für ausländische Käufer in Miami – insbesondere mit der zeitlichen Abstimmung im Hinblick auf den Terminplan für den Vertragsabschluss, dem CAA-Verfahren als standardmäßigem Weg zur Vereinfachung des Prozesses, den in der Praxis bewährten Antragswegen vor dem Kauf sowie den Mechanismen zum Ablauf und zur Verlängerung, die Eigentümer mit langfristigen Beteiligungen betreffen. Nicht behandelt werden: die Erstellung oder Einreichung des W-7-Formulars selbst (Aufgabe der CAA, nicht des Immobilienmaklers), die namentliche Auswahl einer CAA (Risiko einer FREC-Meldung –– Tom stellt Käufern CAAs privat vor, anstatt bestimmte Büros auf der öffentlichen Website namentlich zu nennen), die steuerliche Behandlung der Einkünfte aus der US-Immobilie oder eines eventuellen Veräußerungsgewinns im Heimatland (Ihr Steuerberater im Heimatland), Meldepflichten im Heimatland bezüglich in den USA gehaltener Vermögenswerte (Ihr Steuerberater im Heimatland), die FATCA- und FBAR-Koordination in Bezug auf US-Bankkonten (Ihr Wirtschaftsprüfer), spezifische Strategien zur Einreichung des Formulars 1040-NR oder zur Optimierung von Mieteinnahmen (Ihr Wirtschaftsprüfer) sowie die Tätigkeit als qualifizierter Vermittler im Rahmen eines 1031-Tauschs (ein separater Artikel im Käufer-Hub behandelt dies für Käufer, die sich auf den 1031-Tausch konzentrieren). Der Immobilienmakler kümmert sich um die Immobilie in Miami und den Zeitplan für die Vertragsabwicklung; der CAA kümmert sich um das W-7-Formular; der CPA kümmert sich um die laufenden Angelegenheiten im Zusammenhang mit dem Formular 1040-NR sowie FATCA und FBAR; die Titelgesellschaft kümmert sich um die Meldung am Tag der Vertragsabwicklung, für die die ITIN erforderlich ist.

Haftungsausschluss: Thomas Druck PA ist ein in Florida zugelassener Immobilienmakler (FREC, BK3172203). Thomas Druck PA ist KEIN vom IRS autorisierter „Certifying Acceptance Agent“ und erstellt, reicht ein oder unterzeichnet keine Anträge auf das Formular W-7. Die Inhalte dieser Seite stellen keine steuerliche, rechtliche oder einwanderungsrechtliche Beratung dar. Die Beantragung einer ITIN, die CAA-Überprüfung, die Auswahl eines Ausnahmewegs, die Einreichung des Formulars 1040-NR, die Einreichung von FIRPTA-Rückerstattungsanträgen, die FATCA-/FBAR-Koordination sowie die steuerliche Behandlung im Heimatland fallen in den Zuständigkeitsbereich eines in den USA zugelassenen Wirtschaftsprüfers (CPA), Steueranwalts oder eines vom IRS autorisierten CAA. Bezüglich der steuerlichen Behandlung der US-Immobilie in Ihrem Heimatland wenden Sie sich bitte an einen in Ihrem Rechtsgebiet zugelassenen Steuerberater (Steuerberater für Käufer aus der DACH-Region, bzw. eine entsprechende Fachkraft in Ihrem Heimatland).

Kurze Antworten für ausländische Käufer

Was ist eine ITIN und warum benötigen ausländische Käufer in Miami eine solche Nummer?

ITIN = Individuelle Steueridentifikationsnummer. Diese wird vom IRS an Nicht-US-Bürger vergeben, die eine US-Steuererklärung einreichen müssen, jedoch keine Sozialversicherungsnummer erhalten können. Ausländische Käufer in Miami benötigen diese Nummer für die Einreichung des Formulars 1040-NR zur Versteuerung von Mieteinnahmen, für die Rückforderung der FIRPTA-Quellensteuer beim späteren Verkauf, für viele Hypothekenprogramme für ausländische Staatsangehörige, die diese Nummer für die Meldung bei Vertragsabschluss verlangen, sowie für die Eröffnung eines US-Bankkontos bei den meisten großen Banken.

Wie lange dauert die Ausstellung einer ITIN im Jahr 2026?

Rechnen Sie mit einer Bearbeitungszeit von 6 bis 10 Wochen ab Einreichung eines vollständigen W-7-Antrags bis zur Erteilung der ITIN; während der Hauptsaison für Steuererklärungen (Januar bis April) kann es gelegentlich länger dauern. Die IRS sendet die ITIN per Post an die im Antrag angegebene Adresse. Beginnen Sie mit dem Ausfüllen des W-7-Formulars in derselben Woche, in der Sie einen Hypothekenantrag stellen oder den Kaufvertrag unterzeichnen – nicht erst zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses.

Muss ich meinen Reisepass an die IRS schicken, um eine ITIN zu erhalten?

Nicht, wenn Sie einen vom IRS zugelassenen „Certifying Acceptance Agent“ (CAA) in Anspruch nehmen. Der CAA überprüft die Originaldokumente persönlich (oder per Videokonferenz, falls der CAA im Ausland ansässig ist) und stellt eine „Certificate of Accuracy“ aus, die dem Formular W-7 beiliegt. Ohne einen CAA müssen Sie den Original-Reisepass sowie die Originale weiterer Ausweisdokumente per Post an das IRS Austin Service Center senden, wo diese während der Bearbeitungszeit von 6 bis 10 Wochen einbehalten werden – ein erheblicher Hemmfaktor für Käufer, die ihren Reisepass während des Antragszeitraums benötigen.

Kann ich eine ITIN beantragen, bevor ich eine Immobilie in den USA unter Vertrag genommen habe?

In der Regel nicht, sofern kein bundessteuerrechtlicher Zweck vorliegt. Die US-Steuerbehörde (IRS) verlangt das Formular W-7, um einen solchen nachzuweisen. Für einen ausländischen Käufer in Miami sind folgende Vorgehensweisen vor dem Kauf zulässig: Ausnahme 3 (Meldung der Hypothekenzinsen durch einen Dritten; möglich, sobald Sie über eine Hypothekenzusage eines ausländischen Kreditgebers verfügen), Ausnahme 1 (passives Einkommen oder geplante Vermietung; verfügbar, wenn Sie beabsichtigen, die Immobilie zu vermieten, und die geplante Vermietung dokumentieren können) oder das Abwarten, bis der erste meldepflichtige Vorgang eintritt (Ausnahme 4 bei einer Veräußerung gemäß FIRPTA ist die häufigste Option für Barzahler, die die Immobilie niemals vermieten). Ein CAA bestätigt, welcher Weg Ihren konkreten Umständen entspricht, bevor das Formular W-7 eingereicht wird.

Kümmert sich Thomas Druck um den ITIN-Antrag?

Nein. Tom ist ein Immobilienmakler in Florida (BK3172203) und kein vom IRS autorisierter „Certifying Acceptance Agent“ (CAA). Er kann Ihnen CAA-Experten vermitteln, die Erfahrung mit ausländischen Käufern in Miami haben – in der Regel handelt es sich dabei um Wirtschaftsprüfer oder Steueranwälte mit der CAA-Zertifizierung –, doch das W-7-Formular selbst wird vom CAA eingereicht, nicht vom Immobilienmakler.

Was geschieht mit meiner ITIN, nachdem ich sie erhalten habe – läuft sie ab?

ITINs verfallen, wenn sie drei Jahre in Folge nicht in einer Bundessteuererklärung verwendet werden. Die IRS zieht zudem in regelmäßigen Abständen ältere ITIN-Nummernbereiche aus dem Verkehr und verlangt eine Verlängerung. Wenn Sie eine ITIN erhalten haben, um die Eigentumswohnung in Miami zu erwerben, aber nie ein Formular 1040-NR eingereicht haben (da es sich bei der Wohnung um einen privaten Wohnsitz ohne Mieteinnahmen handelt), läuft die ITIN schließlich ab, und Sie müssen sie vor jeglichen FIRPTA-bezogenen Einreichungen im Zusammenhang mit dem Verkauf erneuern.

Weiterführende Informationen

  1. Immobilienmakler in Miami für deutschsprachige Käufer – Käufer aus der DACH-Region (Deutschland, Österreich, Schweiz). Die Koordination mit Steuerberatern, die Abwicklung von Überweisungen in EUR/USD sowie die Klärung von Fragen zur ITIN erfolgen auf Deutsch, falls Sie dies wünschen.
  2. Hypotheken für Ausländer in Miami – der Arbeitsablauf auf Seiten des Kreditgebers. Die meisten ITIN-Abfragen haben hier ihren Ursprung – der Kreditgeber fordert die ITIN im Rahmen der Meldepflicht bei Vertragsabschluss an.
  3. FIRPTA für zukünftige Verkäufer – die Rückerstattung von FIRPTA-Abgaben. Die ITIN ermöglicht es Ihnen, beim Verkauf das Formular 1040-NR einzureichen und zu viel einbehaltene FIRPTA-Abgaben zurückzufordern. Ohne ITIN ist der Weg zur Rückforderung versperrt.
  4. FIRPTA für nicht-US-amerikanische Verkäufer von Eigentumswohnungen in Miami (FAQ) – die FIRPTA-FAQ aus Verkäufersicht. Nützlich beim späteren Verkauf, wenn die beim Kauf erworbene ITIN als Grundlage für die Rückforderungserklärung mittels Formular 1040-NR dient.
  5. Investitions-Eigentumswohnungsgebäude in Miami – eine Auswahlliste von Gebäuden mit Profilen zur Vermietungspolitik, die für ausländische Käufer relevant sind, die Mieteinnahmen erzielen möchten (dies ist der häufigste Weg gemäß Ausnahme 1 für die Einreichung des Formulars W-7 vor dem Kauf).
  6. Hub für Käufer ohne Wohnsitz in Deutschland – der vollständige Überblick über die 16-teilige Artikelserie.

Planen Sie den Kauf Ihrer Eigentumswohnung in Miami unter Berücksichtigung des ITIN-Zeitplans?

Beginnen Sie mit einer „Net + Risk“-Prüfung vor dem Kauf. Eine schriftliche Aufschlüsselung der Anschaffungskosten, des Risikos im Zusammenhang mit der Hausverwaltung (HOA), des Status der Meilensteine, des Versicherungsrisikos in Florida sowie eines Hinweises zur Frage des ITIN-Zeitplans – wann das W-7-Verfahren beginnen sollte, welcher CAA-Weg zu Ihrem Reiseverhalten passt und wie sich der Zeitplan für das W-7-Verfahren mit Ihrem Terminplan für den Vertragsabschluss vereinbaren lässt. Unverbindlich. Das W-7-Formular selbst, die CAA-Richtigkeitsbescheinigung, die Strategie für das Formular 1040-NR sowie die FATCA-/FBAR-Koordination verbleiben bei Ihrem CAA, CPA oder Steuerberater – die „Net + Risk Review“ befasst sich mit den Abläufen im Immobiliengeschäft in Miami, die im Einklang mit der W-7-Frist abgewickelt werden müssen.